Tänk dig att du skriver ett brev på din hemmadator. När du kommer till jobbet och ska avsluta inser du att du glömt ta med dig dokumentet. Och tänk dig att du ska sätta dig på ett internetkafé och skriva, men märker att datorn inte har något Office-paket.

Eller tänk dig att du vill redigera den gemensamma telefon­listan i en förening där du är medlem, men du misslyckas eftersom det bara är sekreteraren som kommer åt dokumentet.

Ja, den gamla sortens kontorsprogram som Word och Excel har sina tydliga begränsningar. De funkar jättebra om du jobbar själv och bara sitter på en enda dator, men när du vill jobba tillsammans med andra eller på distans stöter du på problem.

Molnet är lösningen

Lösningen på det här brukar kallas för ”molnet”, och det är ett av de mest använda modeorden inom it-världen just nu.
Tanken bakom molnet är att du varken lagrar program eller dokument på din egen dator. I stället ligger allt på en central server, och du kommer åt det oavsett var du befinner dig. Det enda som krävs är en dator med internetuppkoppling och webbläsare.

De senaste åren har det lanserats drösvis med program som du kör på internet. Photoshop Express för bildbehandling, Jaycut för videoredigering och operativsystem som Icloud är några exempel på molntjänster. Men det mest populära är utan tvekan kontorspaketet Google Dokument.

Ett kontorspaket, eller Office-paket som det också kallas, är datorvärldens universalverktyg. Det hjälper dig med allt, oavsett om du vill skriva brev, göra inbjudningskort, fixa en adressbok eller skapa en presentation.

Microsoft Office dominerar totalt, och nu utmanas det på allvar av Google Dokument.

Jobba via webbläsaren

I stället för att köpa en kartong för en tusenlapp och installera programmet på din dator kör du Google Dokument via webbläsaren. Programmet öppnas när du går in på docs.google.com.

Är du på resande fot behöver du med andra ord inte bry dig om usb-minnen eller lösa hårddiskar. Eftersom alla dokument lagras hos Google kommer du åt dem oavsett vilken dator du använder. Du behöver inte heller fundera på om det finns något Office-paket på den dator som du ska använda eller om det är rätt version.

Men den riktigt stora poängen med Google Dokument är att du kan jobba tillsammans med andra. Eftersom alla dokument du skapar även går att lagra digitalt kan du dela dem med andra.
Oavsett om det handlar om föreningen, företaget eller släkten kan ni alltså jobba tillsammans med en gemensam text, telefonlista eller presentation.

Avskalat
Naturligtvis har Google Dokument inte bara fördelar. Du får betydligt färre funktioner än om du exempelvis väljer Microsoft Office. Du kan också uppleva att det går långsamt att köra programmet via webbläsaren. Dessutom krävs det förstås att du har tillgång till internet för att kunna använda programmet.

Många tycker dessutom det känns osäkert att inte själv ha tillgång till sina dokument och att det finns integritetsproblem med att spara personliga dokument hos Google.

Men kan du leva med de här invändningarna är Google Dokument en fantastisk tjänst, och i den här skolan visar vi hur du gör för att komma igång och utnyttjar det till max. Följ med oss ut
i molnet!


STEG FÖR STEG
SÅ KOMMER DU IGÅNG MED GOOGLE DOKUMENT



1. Skaffa ett konto hos Google
Google Dokument är en gratistjänst, men du måste registrera dig för att kunna använda den. Om du redan har en Gmail-adress kan du hoppa direkt till steg 2, annars går du in på www.gmail.com och klickar på Skapa ett konto. Fyll i önskat användarnamn, lösenord och några personliga uppgifter och klicka på Jag godkänner, skapa mitt konto.

Nu skapas ditt konto och du får tillgång till alla Googles tjänster. Som standard öppnas ett e-postkonto hos Gmail, men vill du inte använda det är det bara att stänga fönstret.

Om du över huvud taget inte vill ha en Gmail-adress kan du använda Google Dokument med din vanliga e-postadress. Du går då in på docs.google.com och klickar på Kom igång. Som regel är det dock smidigare att även skaffa sig en Gmail-adress, eftersom du kan använda den även för andra Google-tjänster.



2. Börja använda tjänsten
För att logga in på Google Dokument går du till webbadressen docs.google.com. Om du redan är inloggad öppnas tjänsten direkt – annars fyller du i användarnamn och lösenord under Google-konto och klickar på Logga in. För att slippa göra det igen kryssar du i Fortsätt vara inloggad.

Du kommer nu till programmets huvudmeny, och den kan du alltid återgå till när du vill göra något med dina dokument.
Den viktigaste knappen är förstås den som skapar ett nytt dokument (A). Du kan välja mellan ord­behandling, kalkyl, presentation, formulär – eller skapa en mapp för att få bättre ordning på dina dokument. Föredrar du att importera en fil från Microsoft Office och andra program går det också bra (B). När du väl har skapat en fil kan du låta andra komma åt den (C) genom en funktion som kallas för delning, och som du läser mer om i steg 7.
Du väljer själv vilka dokument du vill visa (D) och när du har gjort det får du fram en lista med dina dokument (E). Genom att markera ett dokument kan du flytta det till en annan mapp (F). Du kan även välja att göra ett dokument osynligt (G) eller radera det för evigt (H).



3. Skriv en text i ordbehandlingsdelen ...
Nu är det dags att skrida till verket och börja skriva en text. I den här delen av skolan fokuserar vi bara på själva ordbehandlingsdelen, och du klickar därför på Ny, Dokument i programmets huvudmeny (som du ser i förra steget).

Till skillnad från i vanliga ord­behandlingsprogram sparas filen direkt. För att byta namn klickar du därför på Fil, Byt namn (A). När du har gjort det är det bara att börja skriva (B), och här känner du igen upplägget från exempelvis Word. Din text sparas hela tiden automatiskt, men du kan även klicka på Spara-knappen (C) för att göra det själv.

Din text sparas hos Google så att du kommer åt den överallt, men du kan även spara filen på din egen hårddisk. Det här gör du genom att klicka på Fil, Hämta fil som. (A) Du kan bland annat spara en Word-fil, en pdf-fil eller i html-formatet för att publicera på webben.
Du kan förstås även skriva ut din text (D) om du har en skrivare kopplad till datorn. Det här fungerar precis som i alla andra program.


4. ... och redigera den
Precis som i andra program kan du markera ett ord eller stycke och sedan byta typsnitt och storlek (A), eller göra texten fet, kursiv och understruken (B). Om du vill ändra färg på bokstäverna eller göra en överstrykning (C) går förstås det också bra – och du kan infoga länkar till andra dokument eller andra sidor på internet (D). Precis som i andra program kan du skapa listor (E), göra indrag (F) eller justera texten till höger, vänster och centrerat (G). Gör du fel kan du ångra eller göra om ditt senaste kommando (H).

För att klippa ut, kopiera, klistra in text eller markera allt väljer du Redigera i rullgardinsmenyn. Även Windows vanliga snabbkommandon Ctrl+X (klipp ut), Ctrl+C (kopiera), Ctrl+V (klistra in) och Ctrl+A (markera allt) fungerar precis som du är van vid.



5. Fler smarta verktyg
Google Dokument har färre funktioner än exempelvis Microsoft Word, men de nödvändigaste verktygen finns förstås.
Du hittar dem under menyn Verktyg. Du kan exempelvis använda programmets stavningskontroll (A), och vill du byta språk klickar du på Språk (B) och väljer exempelvis Svenska.

Vill du se hur lång din text är kan du välja Ordräkning (C) – och vill du göra en Google-sökning kan du göra det direkt från Google Dokument genom att markera ett ord och välja Sök på webben (D).

Du kan naturligtvis även söka och ersätta enskilda ord i ditt dokument precis som i ett vanligt program. Det gör du genom att välja Redigera, Sök och ersätt. (E)



6. Lägg in andra saker
Du kan infoga nya komponenter i ditt dokument genom att klicka på Infoga. Välj Bild för att lägga in en bild som du har på din hårddisk och Ritar för att öppna ett enkelt ritprogram. Som tidigare nämnts kan du även infoga en Länk. Väljer du Tabell öppnas en ruta där du får ange hur stor den ska vara, och du kan ändra dina val genom att klicka på rullgardinsmenyn Tabell.

Du kan poängtera saker genom att lägga in en Kommentar medan Fotnot är en hänvisning som hamnar längst ned i dokumentet. Vill du använda symboler kan du välja Specialtecken och Vågrät linje – och för att skapa en ny sida klickar du på Sidbrytning.
Sidhuvud och Sidfot är komponenter som hamnar högst upp eller längst ned på varje sida. Har du ett stort dokument kan en Innehållsförteckning skapa ordning och Bokmärke göra det lättare att hitta rätt.



7. Jobba med andra genom att dela dokument...
Poängen med Google Dokument är att ni kan vara flera som jobbar med ett och samma dokument. För att göra det här väljer du Dela, Dela med andra. Nu får du skriva in e-postadressen på den eller de personer som du vill dela dokumentet med (A).

Det finns två lägen. Redigeringsbehörig (B) innebär att personen får ändra i texten, medan den som bara är Läsbehörig (C) inte kan göra några ändringar. Klicka på Bjud in redigeringsbehöriga (D) för att påbörja delningen och mejla den länk som behövs för att öppna filen.

Läsbehörig kan vem som helst bli medan den som vill kunna redigera måste registrera sig om Google Dokument-användare. För att bli det behöver personen bara klicka på länken Skapa ett konto.

Du kan alltid se vem som är ägare till ett dokument under rubriken Redigeringsbehöriga, och här kan du välja att ta bort personer eller ändra deras behörighet.



8. ... och kolla upp dem

Du kan se precis vilka ändringar som har gjorts i ett dokument, och av vem. Och du kan när som helst återgå till tidigare versioner. Det här gör du genom att klicka på Fil, Versionshistorik. För att se en version klickar du bara på dess nummer, och genom att klicka på Återgå till den här går du tillbaka till texten som den såg ut då.



9. Lägg ut dina dokument på webben

En smart sak med Google Dokument är att du kan använda programmet för att publicera dokument på webben. Vem som helst kan alltså se det du har skrivit – utan att du behöver någon egen sajt eller något webbhotell.

För att göra det här klickar du på Dela, Publicera som webbsida (A). Om du väljer Publicera dokument (B) öppnas ett nytt fönster och det skapas en unik webbadress som vem som helst kan klicka på (C). Du kan publicera den på din hemsida eller skicka den via mejl. Bockar du för Återpublicera automatiskt när ändringar har gjorts (D) ändras dokumentet så snart du ändrar i Google Dokument.

Har du en blogg kan du publicera texter från Google Dokument direkt. Klicka på Publicera i blogg (E) så får du göra dina inställningar och starta en publicering. Du kan använda Googles tjänst Blogger, men även konkurrerande bloggtjänster. Vill du avbryta en publicering går du tillbaka till den här sidan och väljer Stoppa publicering (F).