Microsoft Office har kommit en lång väg sedan den första versionen för 25 år sedan. Den massiva kontorssviten är inne på sin 17:e version och har de senaste åren expanderat långt utanför Windows väggar. Nu finns programmen även för Mac, Iphone, Ipad, Android och på webben.

Följaktligen finns de största förändringarna i Office inte i mjukvarans grundläggande funktioner. När det gäller att bearbeta ord, manipulera data och skapa presentationer skiljer sig Office 2016 inte mycket från sin föregångare Office 2013, vilket vi redan sett i tidigare avsnitt av denna skola.


Tyngdpunkten ligger i stället på samarbete och delning av dokument, över nätet och mellan olika plattformar.

Bäst på dator

Utöver Onenote, där IOS-klienten har en annorlunda och bättre utformning, är de mobila Office-apparna i huvudsak identiska i fråga om funktioner och dessutom ganska lika i utseende och känsla. Det spelar ingen roll om du använder Office på en Windows-telefon, Ipad, Iphone eller Android-enhet, funktionerna är ungefär lika begränsade.

Flyttar du i stället till Office Online i molnet finns genast en mycket bättre funktionalitet, om än inte lika utbyggd som i datorn.

Microsoft Office gör sig fortfarande bäst i Windows, men systemskiftet är ändå märkbart och nyttan av att kunna använda samma plattform överallt kan inte överskattas.

Med allt detta sagt ska vi titta på Outlook, som faktiskt är det program i Office-sviten som har fått flest och störst förändringar i den nya versionen. Det handlar om en ganska ordentlig renovering av ett program som länge varit sig ganska likt.

Förvirrande namngivning

Outlook är, enkelt uttryckt, ett kombinerat e-post-, kalender- och adressboksprogram som finns med i alla versioner av Office 2016. Det är ett mycket kompetent program för ändamålet, som samlar allt du behöver på ett enda ställe. Den nya versionen för Windows innehåller alla de verktyg och funktioner som funnits med tidigare, plus en hel del förbättringar.

Microsofts namngivning är ofta lite förvirrande, vilket gör det lätt att blanda ihop saker. Många kommer säkert ihåg hur det en gång i tiden var lätt att förväxla Outlook och Outlook Express. Nu finns samma problem igen – Outlook och Outlook.com.

Outlook.com är en gratis, webbaserad e-posttjänst, uppföljaren till gamla Hotmail. Konton i gamla Hotmail, Live och MSN finns kvar och används från Outlook.com, men kan när som helst konverteras till den nya adressen.

Outlook är däremot, som vi redan beskrivit, e-postprogrammet i Office på din dator. Outlook fungerar tillsammans med Office 365 och med alla större e-postleverantörer, men du kan också använda det tillsammans med Outlook.com. Du behöver alltså inte välja.

Du kan utnyttja Outlook för att skicka och ta emot e-post på Outlook.com, samt visa din kalender och dina kontakter. Använd webbplatsen Outlook.com när du inte kan använda din egen dator och dra nytta av den större flexibiliteten i Outlook när du kan.

I Outlook kan du till exempel öppna äldre e-postmeddelanden, även när du inte är ansluten till internet. Du kan också se flera konton på en och samma plats och samarbeta med andra Office-program, till exempel skicka e-postmeddelanden till din Onenote-anteckningsbok.

Snabbare sökning

En annan funktion som har förbättrats i Outlook 2016 är sökningen. Den är snabbare och mer tillförlitlig, samt ger ett bättre resultat. Själva sökmetoden är precis lika enkel som tidigare. Klicka bara på inkorgen eller önskad mapp och skriv in några bokstäver i din sökning i sökfältet. Alla meddelanden som innehåller sökbegreppet presenteras snabbt.

Outlook har också internationaliserats med funktionen EAI, som gör att det går att skicka och ta emot e-post från alla e-postadresser oavsett språk. Internationella adresser med konstiga tecken fungerar precis som de e-postadresser du är van vid och du kan skicka och svara precis som vanligt.
Funktionerna Berätta vad du vill göra och Smart uppslag, som vi redan sett i Word, Excel och Powerpoint, återkommer också i Outlook. Du hittar och använder dem på precis samma sätt som vi beskrivit tidigare.

Bara för företag

Programmet Outlook är populärt på många företag, och tyvärr är många av nyheterna inte tillgängliga för vanliga dödliga. De går inte att använda med Office 365 Home, utan kräver ett företagsabonnemang med Exchange Server. Till dessa hör en smart sortering av e-post som kallas Övrig e-post (Clutter på engelska). Med denna funktion analyseras dina e-postmeddelanden och utifrån ditt tidigare beteende avgörs vilka meddelanden som du troligtvis kommer att ignorera. Sådana meddelanden flyttas automatiskt till mappen Övrig e-post, där de kan läsas senare.

En annan sådan funktion är Grupper, som kan användas i stället för distributionslistor för att kommunicera och samarbeta med exempelvis kollegor, i skolan eller i föreningen. Genom grupperna får arbetslaget en gemensam plats för alla e-postkonversationer och kan kommunicera direkt i gruppens inkorg, skapa gruppaktiviteter, gå med i befintliga grupper och skapa nya.

Fakta

Svårighetsgrad: Medel
Tid: 30 minuter

Det här behöver du:

  • En dator med Windows och Office, en internetuppkoppling


Det här lär du dig:

  • Att utnyttja nyheterna i Outlook och Onenote på bästa sätt.