Du behöver inte betala dyrt för kontorspaketet Microsoft Office. Nej, du behöver inte installera något program över huvud taget. Om du skaffar Google Drive kör du programmet direkt i webbläsaren – helt utan kostnad.

Läs även: Så kommer du igång med Google Drive

Google Drive (eller Docs, som det hette tidigare) är ett kontorsprogram ”i molnet”, vilket betyder att du inte installerar något program på den egna datorn. I stället surfar du till drive.google.com och loggar in på ditt privata konto. Du får då tillgång till ett ordbehandlingsprogram (likt Word), ett kalkylprogram (likt Excel) och ett presentationsprogram (likt Powerpoint). Du kör dem alltså direkt i webbläsaren och de dokument du skapar sparas inte på din egen hårddisk utan på servrar hos Google. Du kan förstås även använda din mobil eller surfplatta för att komma åt dem.

Google Drive är även en näthårddisk. Du kan alltså lagra bilder, filmer och andra filer på Googles servrar – för att få tillgång till dem överallt.
Vi ska nu titta närmare på hur man använder tjänsten tillsammans med andra. Detta är nämligen en av de riktigt stora fördelarna med att använda en molntjänst.

Så länge du kör ett traditionellt kontorsprogram som Microsoft Office och sparar filerna på din egen dator så blir samarbete svårt. När dina dokument ligger i molnet blir det däremot smidigt att dela dem med andra.

I sin enklaste form handlar det om att låta andra titta på andra dokument som du har skapat. Men det är precis lika smidigt att öppna dokumenten så att ni kan vara flera som arbetar tillsammans.
 

Säg till exempel att du är aktiv i en förening och att ni ska skriva en verksamhetsberättelse tillsammans. Genom att använda Google Drive kan alla komma åt texten och fylla i de delar som de är ansvariga för.
 

Eller tänk dig att ni är flera som ska hålla en presentation i skolan eller på jobbet. Om ni gör den i Google Drive blir det lätt att komma med synpunkter och förslag. På samma sätt kan ni skapa gemensamma adresslistor, instruktionstexter, utgiftsredovisningar, ordlistor…

Du som skapar ett dokument blir dess ägare. Det betyder att du bestämmer vem som ska komma åt det och vad folk ska få göra. Som standard är det bara du själv som kommer åt dokumentet, men du kan även dela det – på olika sätt. Du kanske exempelvis bestämma att någon enbart ska få titta på ditt dokument eller skriva kommentarer.

Vill du kan du förstås också ge andra personer fullständiga rättigheter att ändra i dokumentet, precis som du själv gör.

Och du behöver inte vara nervös att någon gör något skadligt. All historik sparas, så det går enkel att gå tillbaka till tidigare versioner.



Börja använda Google Drive – i fyra enkla steg

1. Surfa till drive.google.com. Om du har en Gmail-adress är det bara att logga in – annars klickar du på Skapa konto.

2. Fyll i ditt namn och välj ett användarnamn, som också blir din Gmail-adress. Vill du inte ha en sådan kan du välja Jag föredrar att använda min nuvarande e-postadress.

3. Fyll i dina uppgifter, klicka på Nästa steg och följ instruktionerna. När du är klar kan du börja använda alla Drive-tjänster.

4. Vill du använda mobilen eller surfplattan behöver du hämta några appar. Google Drive använder du för att hålla koll på alla dina dokument, men den klarar inte av att redigera dem. För att göra det behöver du Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer. Du hämtar hem dem via Google Play (Android) eller App Store (Iphone/Ipad)