Det var inte länge sedan Microsoft Office var ett måste på våra datorer. För att kunna skriva, räkna och göra presentationer krävdes det program som Word, Excel och Powerpoint. Visst fanns det gratisutmanare som Openoffice och Libre Office, men för de flesta var Microsoft Office det självklara valet – trots att det är dyrt och utrymmeskrävande.

De senaste åren har det här dock förändrats, och i dag är den viktigaste utmanaren inte något annat datorprogram. I stället är det Googles kostnadsfria molntjänst Drive (eller Google Docs som tjänsten tidigare hette).

Läs även:

Körs i webbläsaren

Till skillnad från traditionella program som Microsoft Office kräver Google Drive ingen installation. Det enda som behövs är en webbläsare och en internetuppkoppling. Du surfar alltså till Google Drives sajt och loggar in med ditt personliga konto. När du har gjort det förvandlas din webbläsare till något som ser ut som ett traditionellt datorprogram. Du får alltså samma upplägg med rullgardinsmenyer och verktygsrader, och du använder det på exakt samma sätt som du alltid har gjort.
 

Den stora skillnaden handlar i stället om vad som händer med dina dokument. I ett klassiskt Office-program måste du själv spara dem som filer på den egna hårddisken. Ska du jobba vidare på en annan dator måste du på något sätt ta dem med dig.
 

Om du kör Google Drive är det här något du inte längre behöver tänka på. Allt lagras på Googles servrar och så snart du loggar in kommer du åt det – oavsett var du befinner dig. Ja, tjänsten finns förstås även som app, så du kan lika gärna jobba vidare med ditt dokument i mobilen eller surfplattan.
 

Att byta från ett vanligt Office-paket till Google Drive kräver med andra ord ett nytt sätt att tänka. Filerna är inte längre intressanta, och eftersom allt du gör sparas automatiskt finns det inte ens någon Save-knapp.
 

Frågan är förstås – hur använder man Googles kontorsprogram på bästa sätt? Det går vi igenom i den här artikeln.


Börja använda Google Drive – i fyra enkla steg

1. Surfa till drive.google.com. Om du har en Gmail-adress är det bara att logga in – annars klickar du på Skapa konto.

2. Fyll i ditt namn och välj ett användarnamn, som också blir din Gmail-adress. Vill du inte ha en sådan kan du välja Jag föredrar att använda min nuvarande e-postadress.

3. Fyll i dina uppgifter, klicka på Nästa steg och följ instruktionerna. När du är klar kan du börja använda alla Drive-tjänster.

4. Vill du använda mobilen eller surfplattan behöver du hämta några appar. Google Drive använder du för att hålla koll på alla dina dokument, men den klarar inte av att redigera dem. För att göra det behöver du Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer. Du hämtar hem dem via Google Play (Android) eller App Store (Iphone/Ipad)


Kom igång med Word-utmanaren Dokument

Google Dokument
Klicka på bilden för att se i stort format.

Google Dokument (Google Docs) är namnet på ordbehandlingsdelen av Google Drive. Utseendemässigt är det ganska likt äldre versioner Word. Överst finns en rullgardinsmeny (A), och härifrån kan du nå alla funktioner.

Du ser också en rad med de viktigaste verktygen (B), och de förändras utifrån vad du gör. Om du exempelvis markerar en bild får du andra än om du markerar en text. Ett ännu smidigare alternativ är att högerklicka. Du får du fram en meny med de vanligaste verktygen utifrån vad du högerklickar på (C).

Samma upplägg hittar du för övrigt också i Kalkylblad och Presentationer.


Bra textverktyg

För att skriva text klicka du på det tomma utrymmet och börja skriva. Funktioner som klipp ut, kopiera och klistra in fungerar precis som i andra program. Du kan förstås välja olika typsnitt och storlek (D), och det går att göra texten fet, kursiv, understruken – liksom att byta färg (E). Det finns också fler textverktyg, till exempel för att centrera texten eller skapa numrerade listor (F). Behöver du ännu fler alternativ finns de under Format i rullgardinsmenyn.
 

Du kan också välja någon av de färdiga formatmallarna för exempelvis rubriker och underrubriker (G). Om du har ett långt dokument är det här extra smart. Genom att välja Verktyg, Dokumentdisposition kan du nämligen visa en innehållsförteckning längst till vänster – för att snabbt kunna bläddra genom dokumentet.

Andra verktyg som passar långa dokument är fotnoter, sidnummer, sidhuvud och sidfot. Dessa lägger du in via Infoga-menyn. Här kan du också skapa innehållsförteckningar och bokmärken.

Klarar av bilder

Naturligtvis kan du inte bara använda text utan även bilder. Du infogar en bild genom att välja Infoga, Bild. Ladda upp en bild från din dator via Välj en bild att ladda upp. Via Infoga-menyn kan du även välja diagram, länkar och teckningar. Du kan också infoga tabeller, och för att redigera dem väljer du menyn Tabell.
 

Google Dokument har stöd för svensk rättstavning. Om ett ord är felstavat får det en vågig understrykning och genom att högerklicka får du förslag på korrigering. Vill du ändra språk väljer du Arkiv, Språk.
 

En skillnad jämfört med Word är att du inte behöver spara ditt dokument. Det sker automatiskt och det enda du behöver tänka på är att ge dokumentet ett namn (H). Känner du att du har gjort något fel kan du närsomhelst gå tillbaka till en tidigare version genom att välja Arkiv, Se omarbetningshistorik.
 

Dina dokument ligger hos Googles servrar, men om du vill ladda hem dem till den egna hårddisken är det möjligt. Välj Arkiv, Ladda ned som. Som du ser kan du välja om du vill ha en Word-fil, en pdf eller något annat. Via Arkiv-menyn kan du även välja Skriv ut om du vill ha dokumentet på papper.
 

En av de smartaste funktionerna i Googles kontorsprogram handlar om möjligheten att kommentera och jobba tillsammans med andra, vilket du gör via Dela-knappen (I). 
 

Sida 1 / 2

Innehållsförteckning