Det var länge sedan jag blev lika imponerad av ett datorprogram som av Dropbox. Förklaringen är att det löser ett problem som jag har brottats med länge.

I likhet med många andra jobbar jag på flera datorer. Ibland sitter jag på redaktionen. Ibland sitter jag hemma. Ibland använder min bärbara. Att alltid ha tillgång till mina dokument är med andra ord krångligt. Jag kan visserligen använda tjänster som Google Dokument, men eftersom jag även måste hålla reda på bilder och andra filer är det här inte tillräckligt.

Hittills har jag jobbat på ett usb-minne, men det är som bekant lätt att glömma att ta med sig. Men nu är problemen lösta – tack vare smarta Dropbox.

Filerna ligger online
Dropbox är i grund och botten en näthårddisk. Som användare får du tillgång till plats på en serverdator hos Dropbox. Dina filer går alltså att nå från en valfri internetuppkopplad dator överallt i världen.
Vanliga näthårddiskar finns det gott om, och problemet är att du själv måste kopiera filerna. Glömmer du det är du lika rökt som om du har lämnat usb-minnet på kontoret.

Dropbox är dock smartare än så. Du får nämligen även ett speciellt program som installeras på datorn. Det skapar en mapp som heter My Dropbox – och alla filer du lägger här kopieras automatiskt till näthårddisken. Eftersom My Dropbox är en helt vanlig mapp kan du lägga alla filer du jobbar med här, och du kan utan problem jobba mot den här mappen. Att den kopieras till näthårddisken är inget du märker.

Synkar två datorer automatiskt

Men det riktig smarta inträffar om du installerar Dropbox på mer än en dator, till exempel på din stationära och din bärbara dator. Nu kommer de bägge My Dropbox-mapparna automatiskt synkroniseras mot din näthårddisk.

Börjar du skriva en text på din stationära dator kommer du alltså att upptäcka att den även hamnar i My Dropbox-mappen på din bärbara. Det enda som krävs är en internetuppkoppling och att du väntar några sekunder när du har slagit på datorn så att My Dropbox-mappen hinner uppdatera sig.

Som du ser nedan kan Dropbox inte bara användas av dig själv. Du kan även dela filer med andra. Plötsligt känns usb-minnet med andra ord rätt överflödigt.

Så installerar du Dropbox
Hämta programmet på Dropbox hemsida. Nu startar ett självförklarande installationsprogram. I slutet av installationen öppnas rutan Welcome to Dropbox. Om du redan är registrerad som användare klickar du på I already have a Dropbox account, Next och fyller i dina uppgifter. I annat fall väljer du I don’t have a Dropbox account, Next och fyller i namn, e-post, önskat lösenord och ett valfritt namn på den dator du använder. Kryssa i rutan I agree och välj Next.

Nu öppnas en inställningsguide. Läs information och klicka på Next. I sista rutan kan du kryssa i rutan I want to choose where to put my Dropbox folder. Då kan du lägga den på valfri plats på datorn. I annat fall hamnar den med automatik under mappen Mina dokument.

Så funkar Dropbox

1. Vanlig mapp. My Dropbox är en vanlig mapp som ligger i Mina dokument. Du öppnar och sparar med andra ord dina filer precis som vanligt.

2. Offentligt material. De här två mapparna skapas automatiskt av programmet och material som du lägger här öppnas även för den som inte har Dropbox.

3. Filer och mappar. Filer och mappar som du lägger i My Dropbox ser ut som vanligt. Den enda skillnaden är den gröna bocken som visar att filen har blivit synkroniserad.

4. Öppna mappen. Du öppnar mappen My Dropbox genom att gå in i Mina dokument – eller genom att klicka här.

5. Gå till sajten. På Dropbox-sajten kan du administrera ditt konto och gör olika mer avancerade operationer. Du öppnar sajten här.

6. Förändringar. Här ser du de senaste förändringarna som Dropbox har gjort. Den här menyn hjälper dig att snabbt öppna dina senaste mappar.

7. Utrymme. Som gratisanvändare har du 2 GB i Dropbox och här ser du hur mycket utrymme du använder.

8. Status. När Dropbox har synkroniserat alla filer ser du en grönt bock i ikonen längst ned – och den här texten.

9. Hjälp. Behöver du hjälp i Dropbox klickar du här.

10. Uppgradera. Du kan köpa mer utrymme hos Dropbox genom att klicka här.

11. Ställ in och stäng av.
Gör inställningar för Dropbox, till exempel var mappen ska ligga och om programmet ska starta automatiskt.. Exit-knappen avslutar förstås programmet.

12. Ikon. Du ser hela tiden den lilla Dropbox-ikonen bredvid klockan, och för att visa den här menyn högerklickar du.

Fakta

Hur mycket utrymme får jag?
Som gratisanvändare av Dropbox får du två gigabytes utrymme. Det här räcker till ungefär 20 000 Word-filer, 2 000 digitalbilder eller 600 mp3-låtar. Om du inte tycker att det här är tillräckligt kan du betala för mer plats. 50 GB utrymme kostar 10 dollar (cirka 80 kronor) i månaden och 100 GB kostar 20 dollar (160 kronor). Du uppgraderar genom att högerklicka på Dropbox-ikonen längst ned till höger och välja Upgrade my Dropbox.

Hur delar jag filer?

För att dela på en mapp med en annan Dropbox-användare högerklickar du på den och väljer Dropbox i menyn. Klicka på Share This Folder så öppnas Dropbox webbsida. Du får nu skriva in en mejladress och ett valfritt meddelande. Klicka sedan på Share folder.
Nu får mottagaren ett mejl med en inbjudan, och genom att klicka på länken och välja Accept läggs mappen även till i hans eller hennes Dropbox.
För att bjuda in fler personer eller ta bort en inbjudan är det bara att högerklicka på mappen igen, välja Dropbox, Sharing Options och här välja hur mappen ska delas.

Kan jag dela med alla?
När du delar en mapp krävs det att mottagaren har Dropbox. Undantaget är mappen Public. Dokument du lägger här kan öppnas av alla. Högerklicka på dokumentet, välj Dropbox och klicka på Copy Public Link. Länken lagras nu i minnet och du kan klistra det i ett mejl eller chattmeddelande.
På samma sätt finns en mapp som heter Photos. Mappar du lägger här blir offentliga fotoalbum. Genom att högerklicka på en mapp och välja Dropbox, Copy Public Gallery Link kan du på samma sätt skicka en länk till ditt fotoalbum.
I båda fallen kan alltså mottagaren öppna materialet direkt i webbläsare.

Kan jag återskapa filer?
Dropbox har ett 30-dagarsarkiv. Det innebär att alla dokument som du raderar och alla tidigare versioner sparas i en tillfällig papperskorg.
Om du högerklickar på en mapp och väljer Dropbox, Show deleted files visas alla filer som du har kastat. Högerklickar du i stället på ett dokument och väljer Dropbox, Show Previous Versions får du se gamla versioner av dem. I båda fallen öppnas ett fönster i webbläsaren, och du kan återskapa filerna.