Det är struligt att skicka dokument över internet. Så länge det handlar om rena textfiler fungerar allt utan problem, men så snart du vill göra en snyggare formgivning är det risk för krångel. Om du exempelvis använder ett typsnitt som mottagaren saknar kan ditt dokument bli oläsligt, och om ni kör olika programversioner finns risken att dokumentet inte ens går att öppna. På samma sätt kan en bild bli jättegrynig, och har du otur hamnar texten och bilden ovanpå varandra.

Ja, digitala dokument är rena mardrömmen ­– så länge du inte använder pdf.

Pdf (portable document format) är en teknik som gör det lättare med digitala dokument. Poängen är att en pdf-fil kan läsas på alla datorer. Det spelar med andra ord ingen roll om du har Macintosh, Windows eller Linux, pdf-filer funkar överallt. Alla typsnitt, bilder och färger lagras i själva pdf-filen så att mottagarens dokument ser ut på samma sätt som ditt.

Spara 4 000 kronor
För att kunna läsa en pdf-fil krävs att du har gratisprogrammet Adobe Reader installerat på din dator. Vill du däremot skapa en egen pdf-fil måste du i stället använda programmet Adobe Acrobat, och det kostar över 4 000 kronor. Det finns dock en gratislösning, och den heter PDF995.

Upplägget är enkelt. När du har installerat PDF995 beter sig programmet precis som en skrivare. I stället för att använda din vanliga laser- eller bläckstråleskrivare väljer du alltså den virtuella skrivaren PDF995. Poängen är att du kan skapa pdf-filer i alla program. Så länge du kan göra en pappersutskrift kan du skapa en pdf-fil.

Att använda PDF995 är enkelt, men det finns en nackdel. Programmet är nämligen sponsrat. Medan pdf-filen skapas får du se ett litet reklamfönster. Det är priset du får betala för att slippa allt dokumentkrångel.

Steg för steg: Så skapar du en pdf-fil i valfritt program


1. INSTALLERA PDF995. Stoppa in Månadens cd och klicka på Verktygslådan. Bläddra ned till PDF995 och klicka på Installera. Snart öppnas en webbsida som visar att installationen har lyckats. Om du inte har Månadens cd hittar du PDF995 på pcforalla.se/program.


2. KRÄVER ETT TILLÄGG. För att PDF995 ska fungera kan du behöva installera en speciell konverterare. Även den finns på Månadens cd. Följ instruktionerna i steg 1, och installera konverteraren genom att trycka på den blå texten Installera här.


3. INSTALLERA READER. Förutom PDF995 måste du ha gratisprogrammet Adobe Reader. Om du inte redan har installerat det stoppar du in Månadens cd i datorn, klickar på Verktygslådan och går till Adobe Reader. Starta installationen med Installera.


4. SKRIV UT. För att skapa en pdf-fil öppnar du valfritt program och väljer att skriva ut. Ändra nu från din vanliga skrivare till PDF995. Hur du gör varierar mellan program, men som regel klickar du på pilen till höger om din skrivare och markerar i stället PDF995.


5. SPARA. Du får nu ge din pdf-fil ett namn och välja var den ska sparas. När du klickar på Spara öppnas två reklamfönster på skärmen. Klicka på Continue using the sponsored version och stäng fönstret.


6. TITTA PÅ FILEN. Efter några sekunder är din pdf-fil klar, och den öppnas i Adobe Reader. Själva filen ligger sedan där du valde att spara den, och du kan mejla den till någon annan, publicera den på webben eller öppna den på den egna datorn.

Läs mer: Alla PC för Allas skolor och tips.