Får du akut andnöd bara någon nämner orden kalkylprogram och Excel? Lugn. Om du tyglar din oro har Excel faktiskt en hel del att erbjuda dig som privatperson, då det är ett utmärkt verktyg för att skapa en budget för familjens ekonomi. Och det ska vi gå igenom här.

När du startar Excel 2010 visas ett tomt kalkylblad. Du behöver alltså inte hålla på och krångla med några särskilda inställningar innan du börjar arbeta. Känns det besvärligt att starta från ingenting kan du använda någon av mallarna som finns under Arkiv, Nytt. En handfull mallar ingår i programmet medan övriga laddas ned från nätet. I den här skolan har vi valt att skippa mallarna för att i stället utgå från ett rent kalkylblad.

Lägg in alla uppgifter
För att komma igång med din budget börjar du med att mata in alla beräknade utgifter och inkomster som finns för respektive månad. Det gör du genom att helt enkelt klicka på rutorna och skriva in alla värden under olika kolumner. Ange också rubriker för varje rad, som hyra, lån, matutgifter och så vidare.

I vårt exempel har vi gjort en hel årsbudget som listar utgifterna för varje månad var för sig. Genom att gå tillbaka till dina gamla fakturor är det inga problem att få fram uppgifter om hyra, bilförsäkring med mera, och de utgifter du inte har full koll på får du helt enkelt försöka uppskatta. Tänk på att många ofta lägger mer pengar på exempelvis mat, och bensin under semestern än under övriga delar av året.

Då och då blir rutorna för små för att rymma den text som du vill ha med. Gå då längst upp till fältet med alfabetets alla bokstäver och dra i de vertikala linjerna för att justera bredden för varje kolumn.


Tydligt. Så här kan det se ut när din budget är klar. Längst till höger ­skymtar en rad med miniatyrdiagram och under själva budgeten syns ett stapeldiagram som illustrerar utgifterna för årets tolv månader.

Du kan också ange en bredd för flera kolumner på en gång. Börja med att markera den första kolumnen i serien genom att trycka ned den vänstra musknappen. Fortsätt hålla ned knappen och dra sedan över alla kolumner som du vill justera. Därefter vandrar du upp till fliken Start i verktygsfältet, klickar på Format i högerkanten och trycker på Kolumnbredd. Du kan nu ange en gemensam bredd som du tycker är lämplig.

Har du glömt bort att lägga till någon viktig post? Då kan du snabbt infoga en extra rad genom att markera den rad som du vill att posten ska hamna ovanför och högerklicka där med musen. Sedan väljer du Infoga i menyn som dyker upp och trycker på Hela raden i den sista rutan. På samma sätt kan du också lägga till nya kolumner om det skulle behövas.

Låt Excel räkna
Det är nu dags att utnyttja lite av den kraft som finns i Excel! Det är ju trots allt ett kalkylprogram och då ska det också få räkna lite. I vårt exempel har vi lagt till rader där Excel ska få räkna samman totala utgifter, totala inkomster och om det uppstår ett överskott eller underskott vid månadens slut.

Börja med att klicka på den ruta där januari månads totala utgifter ska in och knalla sedan upp till verktygsfältet Formler och klicka på tecknet ovanför Autosumma som ser ut som ett liggande M. Excel förstår nu per automatik vilka värden du vill lägga ihop och därför behöver du bara trycka Enter för att avsluta.

Du behöver inte återupprepa samma procedur för alla övriga elva månader. I stället kan du utnyttja Excels smarta kopieringsfunktion. Markera bara januari månads ruta för totala utgifter igen och dra därefter åt höger i rutans nedre högre hörn så kopieras samma formler till samtliga månader.

För att få Excel att även räkna ut totala inkomster upprepar du proceduren som vi gick igenom i det förra stycket. Om du bara har lagt till minst en extra tom rad mellan utgifter och inkomster (se bildexempel som visar slutresultatet på nästa sida) så kommer Excel att förstå vad det är du vill räkna ut.

Blir det pengar över?
Dags att räkna ut om det blir överskott eller underskott i ­kassan för de olika månaderna. Klicka först på januari månads ruta för överskott/underskott och tryck på symbolen ovanför Autosumma i menyn Formler. Excel markerar då rutan, vilket du kan se i steg 5 i guiden nedan, och i den markerade rutan visas en formel som avslutas med en parentes. Klicka innanför den sista parentesen, tryck på tangentbordets minustecken och tryck därefter på januari månads ruta för totala utgifter. Avsluta med Enter. Vips har Excel räknat ut hur månaden slutar. Kopiera formeln till övriga månader enligt den tidigare beskrivna metoden där du drar i rutan.

För att få lite finess på raden för överskott och underskott ska du också fixa så att den lyser rött när budgeten hamnar på minus, allt ljusare gult när den går från 999 kronor och ned till noll och helgrönt när summan ligger över 1 000 kronor. I det första steget markerar du alla tolv rutor för överskott/underskott och går sedan in under fliken Start och väljer ­Villkorsstyrd formatering följt av Ny regel. Gå till Formatmall och klicka fram Trefärgsskala och välj därefter Tal i rullgardins­menyerna Minimum, Mittpunkt och Maximum. I de tre fälten för värden avslutar du med att i tur och ordning fylla i -0,01, 0 och 1000. Tryck sedan på OK. Se steg 6 i guiden nedan.

Blir mer lättläst
Just nu är budgeten lite svårläst eftersom det blir rörigt med alla siffror. Ett snabbt sätt att lösa detta är att markera hela klabbet, klicka på Formatera som tabell i verktygsfältet Start och välja en variant som du tycker ser bra ut. Utöver att du får ett nytt utseende dyker det då också upp en rubrikrad längst upp med en massa irriterande rullgardinsmenyer i din budget. Den tar du bort genom att kryssa ur Rubrikrad i menyn Tabellverktyg som dök upp efter den föregående operationen. Du kan också förtydliga vissa rubriker genom att använda inställningar för typsnitt som finns i verktygsfältet Start.

Budgeten fungerar som den ser ut nu, men det är kul att piffa till den lite. Här har vi använt lite olika diagram som ger ett proffsigt utseende och en bra överblick över inkomster och utgifter. Först ska vi lägga till miniatyrdiagram som är en av nyheterna i Excel 2010.

Gör plats för minidiagram
För att göra plats för diagrammen bör du först bredda den kolumn som ligger närmast till höger om själva budgeten. Markera därefter samtliga värden i budgeten genom att dra över dem med musen och hålla ned vänstra musknappen. Därefter går du upp till verktygsfältet Infoga och klickar på Linje eller Kolumn i rutan Miniatyrdiagram. Slutligen markerar du den kolumn som du breddade tidigare och trycker på OK i rutan Skapa miniatyr­diagram. Kom ihåg att om du ändrar något värde i din budget så justeras också diagrammen per automatik.


Diagramvariation. Utbudet av diagram i Excel 2010 är enormt stort och programmet erbjuder både vanliga fullstora varianter och miniatyrdiagram. De sistnämnda kan du använda när det är ont om utrymme i kalkylbladet.

Känns miniatyrdiagrammen lite mesiga? Då går det bra att brassa på med ett fullstort och mer tydligt diagram. Ett sådant lägger du till på samma sätt som ett miniatyrdiagram, och de fullstora diagrammen hittar du också i ­fältet Infoga.

Vi rekommenderar att du använder separata diagram för utgifter och inkomster och kanske också för de totala sammanräkningarna, annars blir det rörigt. Genom att klicka på respektive diagramtyp i fältet får du fram undermenyer med massor med olika alternativ. För mus­pekaren över dessa för att få upp information om hur de fungerar.

När du har klistrat in ett ­diagram hamnar det sannolikt rakt över dina budgetsiffror. Flytta det till valfri plats genom att ta tag i det med muspekaren. När du gör det ska du se till att klicka längst ut i kanten på ­diagrammet. Klickar du i mitten flyttar du nämligen bara omkring grafiken innanför diagrammets ramar.

Fakta

Svårighetsnivå: Medel.
Program: Excel 2010.
Tid: 45 minuter.

Det här lär du dig:

  • Justera storleken på fält.
  • Infoga fält.
  • Låta formler ta hand om beräkningar.
  • Smart kopiering av formler.
  • Villkorsstyrd formatering.
  • Formatera som tabell.
  • Lägga till diagram.
  • Plocka fram filversioner som inte har sparats.

Del 1: Word 2010
Lär dig snygga till dina ­dokument med de nya formateringseffekterna. Vi går igenom Smartart och enkel bildredigering direkt i Word 2010. (Du hittar länk till skolan längst ned i artikeln.)

Del 2: Excel 2010
Du får veta hur du förgyller din månadsbudget med snygga diagram. Resultatet är att du får bättre översikt över din ekonomi. (Den här skolan.)

Del 3: Powerpoint 2010
Så gör du för att bädda in videoklipp och redigera dessa direkt i Powerpoint. Vi visar även hur du kan komprimera klipp som tar för stor plats. (Publiceras inom kort på pcforalla.se)

Del 4: Outlook 2010
I Outlook 2010 är det enklare än någonsin att hantera stora mängder e-post. I den här delen går vi igenom hur du utnyttjar detta på bästa sätt. (Publiceras inom kort på pcforalla.se)

Del 5: Onenote 2010
Lär dig länka anteckningar som kopplar ihop Onenote med Internet Explorer. Vi tar också upp nyttan med webbversionen av Onenote. (Publiceras inom kort på pcforalla.se)