Ett modernt kassasystem har få likheter med de handvevade kassaapparater som användes för bara ett par decennier sedan. Numera kan kassan, utöver förvara pengarna och visa hur mycket kunden ska betala, även kommunicera med affärssystemet, kopplas upp mot internet och uppdateras med de senaste reglerna från Skatteverket. Men de smarta funktionerna är inte gratis och kassasystemet kan blir en stor utgift för den nystartade verksamheten. Ett kassasystem för restaurangbranschen kan kosta allt från 10 000 kronor till över 100 000 kronor.

Jenny Fjellström, nybliven krögare på Ingarö Golfrestaurang, hittade dock ett smart sätt att hålla nere kostnaden utan att tulla på funktionaliteten:

– Jag köpte ett begagnat kassasystem för 40 000 kronor. Det var bara använt i ett halvår och nypriset ligger på runt 70 000 kronor.

Hon och krögarkollegan Mimmi Siezing köpte det begagnade systemet IBM Anyplace Kiosk direkt av leverantören SMS Scandinavia. Och tecknade då även ett serviceavtal som inkluderar support dygnet runt och uppdateringar för 695 kronor i månaden. Leverantören var dock ingen ny bekantskap och servicen var en av huvudargumenten för att köpet skulle bli av.

– Jag har jobbat i snart 10 år i restaurangbranschen och har haft och göra med många olika system och leverantörer. Jag tittade visserligen runt lite innan vi slog till på vårt nuvarande system men valet var ändå enkelt. Jag har alltid varit nöjd med SMS Scandinavia och deras system är väldigt användarvänliga tycker jag.

Leverantören kom ut till restaurangen och hjälpte till att programmera kassan och anpassa den till verksamheten. Och det har inte varit några problem än så länge, berättar Jenny Fjellström som i skrivande stund haft restaurangen öppen i ett par veckor.

Viktigt med support
Och just vikten av en bra support är någon som Göran Annebäck, vd på kassasystemsleverantören Ancon i Lysekil, kan intyga.

– Många av våra nya kunder kommer till oss just på grund av att de är missnöjda med servicen hos sin gamla leverantör.

Som ny krögare så kan man behöva en hel del hjälp för att komma igång med kassan och skulle det uppstå problem så är det viktigt att man snabbt kan få hjälp, förklarar Göran Annebäck. Hjälpen kan ske på plats eller på distans via fjärrstyrning om systemet är uppkopplat mot nätet.

De kassasystem som finns på den svenska marknaden kan grovt delas in i två grupper – de pc-baserade och de rom-baserade systemen. Där de förstnämnda är mer avancerade och ofta dyrare. Trenden just nu är att allt fler väljer pc-baserat. Flertalet av Ancons kunder köper PC-baserade kassasystem:

– Ett pc-baserat system passar ofta väldigt bra i restaurangsammanhang då de kan kopplas till en pekskärm och programmeras med fasta menyknappar. Ett rom-baserat system kräver mer manuell hantering och du behöver hålla koll på artikelnummer.

Lägga till funktioner
Priset på ett pc-baserat restaurangsystem med pekskärm, kassalåda, pc och kvittoskrivare kostar från 30 000 och uppåt. Utöver det så betalar du även en fast månads- eller årsavgift för service.

– I de lite mer avancerade pc-systemen kan du exempelvis bygga in funktioner som håller koll på lager, order, bordshantering, personalliggare som ger underlag för lön, stamgästkonton och speciell information som kan vara viktig i jobbet, som fakta om viner och allergier i samband med mat.

Hans råder den som ska köpa kassasystem att först och främst funderar på vad verksamheten kräver. Det är dumt att köpa mer än man har användning för. En annan viktig sak att göra innan köpet är att ta referenser för att få reda på hur servicen fungerar i verkligheten, tipsar han.

Tillverkardeklaration inte garanti för laglig
Ett kassasystem måste dessutom klara lagens krav på kassaregister. Sedan första januari 2010 så krävs det att kassasystemet är utrustat med en så kallad svart låda från Skatteverket och att systemet lever upp till det som står i den så kallade tillverkardeklarationen (läs mer i faktarutan till höger). Vilka system på marknaden som har en tillverkardeklaration finns att läsa på Skatteverkets hemsida. Men att systemet finns med på listan innebär inte nödvändigtvis att de lever upp till lagens krav. Tillverkarna har själva, utan kontroll från Skatteverket, fått fylla i en papper där de själva garanterar att systemet är lagligt.

– Skatteverket tar inget ansvar för listan och kommer de ut på en kontroll och det visar sig att systemet inte uppfyller lagens krav så är det upp till krögaren att skaffa ett nytt system eller att göra de justeringar som krävs, förklara Clemens Wantschura, utvecklingschef på branschorganisationen Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare.

Det finns med andra ord inga garantier för att det system du köper är lagligt och det enda du kan göra enligt Clemens Wantschura är att vara noga när du väljer system och skriver avtal.

– Vänd dig till en etablerad aktör och se till att det står i avtalet att du får pengarna tillbaka eller att leverantören uppdaterar ditt system om det skulle visa sig i en kontroll att det inte uppfyller lagens krav.

En annan anledning att välja en etablerad leverantör är att du inte vill att leverantören ska försvinna från marknaden om ett par år och du står utan service och uppdateringar. I samband med att kassaregisterlagen kom till så dök det enligt Clemens Wantschura upp många nya och oseriösa aktörer på marknaden.

Ett annat tips från Clemens Wantschura är att välja ett system som klarar en kassakopplad Chip&PIN-terminal och att betallösningen inte är för dyr.

– Det är många som vill tjäna pengar på betalningar så mellan kassa och bank finns det en hel del aktörer. Och det är stora skillnader på priset på en transaktion, upp till flera kronor. Så det billigare systemet kan bli dyrare i längden om du har en dyr betallösning för kort. Har du en extern betalterminal så får du dessutom tidskrävande manuell hantering.

Fakta

1.Fatta affärsmässiga beslut. Valet av kassasystem är lika viktigt som alla andra affärer du gör och kostnaderna, inte minst på lång sikt, mellan olika lösningar varierar rejält. Räka ordentligt på vad som lönar sig bäst för din verksamhet.
2.Köp inte mer än du har användning för. Har du en liten enkel servering så behöver du inte satsa på ett värstingsystem med funktioner som lager, bordshantering och fakturor.
3.Handla av en seriös och etablerad aktör. Då du förhoppningsvis kommer att använda ditt system i flera år så vill du minimera riskerna att leverantören försvinner från marknaden och du står utan service.
4.Helgardera. Se till att ditt avtal med leverantören innehåller en klausul om att leverantören står för eventuella kostnader om det skulle visa sig att kassasystemet inte uppfyller lagens krav på kassaregister.
5.Granska serviceavtalet och ta referenser. Vad händer om tekniken strular? Satsa på ett bra serviceavtal med din leverantör. En kassa eller en svart låda som står still kostar dig förmodligen mer än ett lite bättre serviceavtal.
6.Välj en kassa dit du kan koppla chip- och pinterminaler. Det gör att du slipper massor av manuellt dubbelarbete som upptår med en extern terminal.
7.Glöm inte kika vilket avtal som gäller vid kortbetalningar. Betalväxlarna har olika avtal med kassatillverkarna och det kan skilja upp till flera kronor per transaktion.

” Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste från och med den 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister. Detta har riksdagen beslutat om i lagen om kassaregister m.m. (2007:592). Syftet med lagen är att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens. Lagen innebär att Skatteverkets kontrollmöjligheter ökar. Det innebär att det blir svårare för oseriösa företag att undanhålla intäkter.
De kassaregister som har en tillverkardeklaration och som är anslutna till certifierade kontrollenheter uppfyller de lagstadgade kraven. Kontrollenheten som är ansluten till kassaregistret läser av de registreringar som sker i kassaregistret och skapar en kontrollkod.
Du som företagare måste dessutom alltid erbjuda kunden ett kassakvitto!”