OBS! Efter att vi skrev den här skolan har Microsoft tvingats byta namn på Skydrive - till Onedrive. I texten nedan har vi dock valt att behålla namnet Skydrive.


Ordbehandlaren är det viktigaste programmet för många av oss. Att kunna skriva texter är viktigt, oavsett om det handlar om brev, uppsatser, rapporter, inbjudningar, avtal eller något helt annat.

Det är med andra ord inte konstigt att program som Microsoft Word har blivit en självklarhet på de flesta datorer. Men numera är Word faktiskt inte ett måste. Du kan göra samma saker utan kostnad med hjälp av en så kallad molntjänst. Du behöver inte installera något program på datorn utan det enda som ­krävs är en webbläsare och en internetuppkoppling.

I förra delen av vår Skydrive-skola gick vi igenom grunderna och hur du kom igång. Vi ska i den här delen titta närmare på ordbehandlingsdelen Word Web App och den smarta anteckningstjänsten Onenote Web App.

 Vad är Web App?

Microsofts näthårddisk heter Skydrive, medan de ­kontorsverktyg som ingår har fått namnet Web App. Det finns fyra olika: Word Web App (ordbehandling), Onenote Web App (anteckningar), Excel Web App (kalkylblad) och Powerpoint Web App (presentation).

Som du märker har de samma namn som programmen i Microsofts kontorspaket Office, men det är viktigt att komma ihåg att det handlar om nedbantade versioner. Du som betalar en tusenlapp för Microsoft Office kostar får alltså betydligt fler funktioner och finesser än i gratisversionen på nätet.

Onenote Web App saknar exempelvis den text­igenkänningsfunktion som finns i programmet och som gör att du kan söka efter text i inskannade bilder. På samma sätt saknar Word Web App många av de avancerade funktioner för formgivning som finns i Word-programmet.

 Fungerar Web App och Office ihop?

En av de stora fördelarna med Microsofts molntjänst är kopplingen till Office-paketet. För det första känner du igen dig, eftersom både utseende och upplägg är detsamma i Office och Web Apps. De använder dessutom samma filformat, vilket betyder att du utan problem kan växla mellan Office-paketet och Web App (se nedan).

Skydrive Word Onenote
Samarbetsförmåga. Office-paketet och Web App fungerar bra tillsammans.

 Vad är skillnaden mellan Word och Onenote?

Word är ett ordbehandlingsprogram. Du använder det för att skriva texter och du kan även formge dina dokument innan du skriver ut dem. Word fungerar utmärkt om du ska skriva ut saker på papper, och man skulle kunna beskriva det som en modern variant av gamla tiders skrivmaskiner. Du börjar skriva högst upp till vänster och arbetar dig sedan nedåt på det ”pappersark” som du har på skärmen.

Onenote är i stället ett ­digitalt anteckningsblock som ger dig större frihet. Du måste inte börja i vänsterhörnet utan kan skriva precis var du vill. Onenote fungerar även bra för att samla in information från olika källor. Du kan infoga ­bilder, dokument och länkar, och även dessa kan infogas varsomhelst.

 Kan jag jobba med andra?

I molnet är det enkelt att arbeta tillsammans med andra. Studenter kan med andra ord sköta grupparbetet i Onenote Web App och föreningsstyrelsen kan författa gemensamma rapporter i Word Web App.

Att dela dokument är enkelt. Klicka bara på Arkiv och välj Dela. Här kan du bjuda in ­personer via mejl, Facebook, Twitter, Linkedin – men det går också att skapa en länk som du kan skicka på valfritt sätt.

Du väljer själv vem som ska få tillgång till dokumenten och vad de ska få göra.

Skydrive Word Onenote
För alla. Det är lätt att dela ­dokument med andra i Web App.

 Kan jag publicera en text?

Du kan använda delningsfunktionen för att lägga ut en text helt offentligt på nätet. Det gör du genom att välja Arkiv, Dela, Visa länk, Gör offentlig. Den här länken kan nu alla komma åt.

I Onenote kan du även högerklicka på valfri Sida (i menyn till vänster) och välja Kopiera länk till den här sidan. Du får nu en webblänk som du kan sprida till andra.

 Hur sparar jag?

Du som är van att använda det vanliga Office-paketet kanske letar efter Spara-knappen. Den är borttagen från Web App eftersom alla dokument sparas automastiskt. Du behöver med andra ord aldrig riskera att bli av med någon fil.

Om du vill byta namn på ett dokument gör du det på Sky­drives huvudsida. Högerklicka bara på ditt dokument och välj Byt namn. Här kan du även välja Kopiera till för att skapa en kopia av dokumentet.

Skydrive Word Onenote
Nydöpt. Du behöver aldrig spara en fil i Web App, men om du vill kan du ändra namn eller kopiera den.

 Vad är mallar?

Om du vill slippa tänka på hur ett Word-dokument ska formges kan du använda Microsofts färdiga mallar. Du hittar dem genom att öppna Word Web App och välja Arkiv, Ny. Nu visas en uppsättning färdiga mallar, exempelvis meritförteckningar, festmenyer och brev.

Skydrive Word Onenote
Mallgroda. Du kan använda ­Microsofts mallar i Word Web App.

 Kan jag ladda hem filen?

Tanken bakom ett molnprogram är att du inte ska behöva lagra några dokument på din egen hårddisk. Om du av någon anledning vill göra det finns det i Word Web App en möjlighet att spara ett dokument som en Word-fil. Det här gör du genom att klicka på Arkiv, Spara som, Ladda ned. Nu får du spara filen på valfri plats.

 Sparas gamla versioner?

En av de smartaste funktionerna i ett molnprogram är möjligheten att återgå till äldre versioner av dokumentet. Det är med andra ord ingen katastrof om du skulle göra galna ändringar i en text du håller på med eftersom du kan gå tillbaka till en tidigare version. Det här är förstås framför allt behövligt när ni är flera som är inne i samma dokument.

I Word Web App hittar du funktionen genom att välja Arkiv, Information, Tidigare versioner. Klicka på en version så visas den och vill du använda den klickar du på Återställ.

I Onenote Web App hittar du motsvarande funktion under Visa, Sidversioner. Här klickar du på den ruta som kommer fram och väljer alternativet Återställ.


Steg för steg: Så kommer du igång

1. Gå in på skydrive.live.com och logga in med din Hotmail-, Outlook- eller Live-adress. Om du saknar en sådan klickar du i stället på Registrera dig nu och fyller i dina uppgifter för att skaffa ett konto.

2. För att skapa ett nytt Word-dokument klickar du på knappen Skapa högt upp till vänster och väljer Word-dokument. Om du vill använda Onenote väljer du i stället OneNote-anteckningsbok.

3. Det första du får göra är att ge dokumentet ett namn. Gör det och klicka på Skapa så är du igång. De dokument som du skapar visas när du klickar på Filer i vänster­menyn. Har du många dokument kan du välja Skapa, Mapp för att ordna dokumenten på samma sätt som på hårddisken.

4. När du öppnar en Word-fil hamnar du som standard i ett visningsläge. Du kan läsa, kommentera och skriva ut, men inte redigera texten. Vill du göra det måste du klicka på Redigera dokument och välja Redigera i Word Web App.

Skydrive Word Onenote


Här är alla 4 delarna i Skydrive-skolan

Del 1: Starta. Så funkar Skydrive och så kommer du i gång. Vi visar hur du installerar pc-programmet och apparna – och hur du delar bilder och andra filer. (Du hittar skolan här.)

Del 2: Skriva. Så använder du Word för att skriva och Onenote för att göra research. Dessutom tittar vi närmare på hur du jobbar effektivt ­tillsammans med andra. (Den här skolan.)

Del 3: Räkna. Så kan Excel hjälpa dig när du gör webb­undersökningar, kalkylerar och skapa diagram. Vi tittar även på hur du håller föredrag med Powerpoint. (Du hittar skolan här.)

Del 4: Organisera. Med Outlook kan du hålla ordning på mejlen och kontakterna. Du kan även chatta, boka möten via kalendern och skapa grupper för att dela informationen. (Den skolan hittar du här.)

Fakta

Svårighetsnivå: Enkel.
Program/tjänst: Skydrive.
Tid: 10 minuter.
Det här behöver du:

  • En internetuppkopplad dator.
  • Windows Vista/7/8 om du vill köra skrivbordsprogrammet.
  • Smartphone eller surfplatta om du vill köra appen (Windows Phone, IOS, Android).

Det här lär du dig:

  • Hur du börjar skriva i Word Web App.
  • Att använda Onenote Web App för att göra anteckningar.
  • Hur du jobbar tillsammans med andra.