Vi är många som har vant oss vid att använda Google Drive, Onedrive och andra molntjänster. Det här är framför allt till stor hjälp när vi ska samarbeta med andra.

Oavsett om det handlar om styrelsen i en pensionärsförening, kollegorna på jobbet eller en grupp studenter så är funktionen för dokumentdelning en fantastiskt stor hjälp. Det är lätt att skapa gemensamma dokument som alla kan jobba med samtidigt. Var och en kan alltså ändra i texten, kalkylbladet eller presentationen – och det finns smarta funktioner för att kommentera.

Visa utan krångel

När ett dokument väl är färdigt ska det ofta layoutas, och då brukar resultatet bli en så kallad pdf-fil. Poängen med pdf (portable document format) är att det ser exakt likadant ut oavsett vilken dator, mobil eller platta man använder. Eftersom alla typsnitt och bilder lagras i pdf-filen går den att visa utan en massa krångliga installationer. Pdf är också det format som många tryckerier numera använder.

Med hjälp av gratisprogram som Adobe Acrobat Reader går det både att visa och kommentera ett pdf-dokument – men bara i den fil som ligger på din egen dator. Du kan med andra ord inte se eller besvara några andra människors kommentarer.

Den lösning som tillverkaren Adobe erbjuder går ut på att du laddar upp din pdf-fil på företagets servrar och låter andra jobba härifrån. Problemet är att det är en betaltjänst som kostar minst 80 kronor i månaden.
Vill du slippa betala finns det en smidig gratislösning, nämligen att använda Google Drive även här. I vårt exempel visar vi datorns webbgränssnitt, men du kan även använda Drive-appen i mobilen eller surfplattan. Upplägget är ungefär detsamma.

Mer kraft i Dochub

Något som är viktigt att komma ihåg är att kommenteringsfunktionen i Google Drive är ganska grundläggande. Det du kan göra är att lägga in små pratbubblor kring sådant du tycker är värt att notera. I de flesta sammanhang är det här fullt tillräckligt, men om du behöver fler verktyg kan du i stället använda Dochub.

Upplägget påminner om Google Drive. Du laddar upp din pdf-fil via webbläsaren och bjuder sedan in deltagarna via mejl. De kan sedan kommentera dokumentet, men skillnaden är att Dochub har fler funktioner. Du kan skriva in text, markera med överstrykningspenna och rita med pennstift. Du kan även lägga in smileys och andra ikoner.

Dochub finns i en kostnadsfri grundversion medan du som vill använda tjänsten mycket måste betala.


Steg för steg: Så kommenterar du pdf-filer

PDF

1. Ladda upp

Surfa till drive.google.com och logga in som vanligt. För att ladda upp en pdf-fil klickar du på Nytt och väljer Filuppladdning. Leta upp filen, markera den och klicka på Öppna. Du kan även ladda upp filen genom att ”dra in den” i Google Drive-fönstret.


PDF

2. Dela

För att dela filen högerklickar du på den och väljer Dela. Skriv in mejladresserna till alla som ska få tillgång till den och klicka på pennan till höger för att styra vad de får göra. Skriv sedan en eventuell kommentar och bekräfta med Skicka.


PDF

3. Granska

För att öppna filen dubbelklickar du på den. Du ser den i ett visningsläge, och genom att röra med musen ovanpå den får du fram en meny. I botten kan du zooma och bläddra mellan sidorna och i toppen kan du spara, skriva ut och göra liknande saker.


PDF

4. Kommentera…

För att lägga in en kommentar högerklickar du på rätt plats och väljer Lägg till en kommentar. Du kan även markera ett ord och använda den plus-ikon som då dyker upp. Skriv din kommentar och bekräfta med Kommentera.


PDF

5. … och besvara

Alla som har tillgång till dokumentet kan nu se kommentaren. De har förstås också en möjlighet att säga vad de tycker genom att klicka på kommentaren, skriva lite text och trycka på Svara. Ni får alltså en gemensam diskussionstråd.


PDF

6. Ta bort

Oavsett om det rör sig om kommentarer eller svar går det att redigera och ta bort dem med hjälp av de tre punkterna till höger. Du kan också välja att klicka på Lös. Kommentaren finns då kvar, men den döljs och markeras som löst.