Klä upp dig
Sätt på dig de kläder du vanligtvis har på jobbet, eller när du socialiserar utanför hemmet trygga vrå. En sunkig stass gör inga underverk för trovärdigheten.
Sätt agendan
Skicka mejl eller dela ett dokument. Hur det än görs, ett möte utan en agenda är inget riktigt möte utan bara ett oorganiserat slöseri med folks tid.
Varde ljus
Ha minst en ljuskälla framför dig, det kan även vara ett fönster med dagsljus. I annat fall ser inte deltagarna ditt anlete ordentligt, vilket är både störande och lite konstigt. Lysrör är förbjudet då de kan orsaka ett superjobbigt flimmer i videokameror.
Rätt vinkel
Om det är möjligt, placera webbkameran i ögonhöjd för bästa kontakt och fördelaktigt utseende. Om du kör en laptop finns det ställ att skaffa till dem, plus ett extra tangentbord.
Checka tekniken
Ha alltid en stunds framförhållning så du hinner kolla att uppkoppling, datorn, programmen och annan teknik fungerar som avsett. Det är otroligt träligt att vänta på någon som fumlar med prylar och mjukvaror.
Starta i tid
Logga in minst fem minuter innan utsatt mötestid. Om du mot förmodan är sen, skicka mejl, sms eller chatt-meddelande om att de andra kan dra igång utan dig. Omvänt: avsluta alltid mötet på utsatt tid för allas trevnad.
Mute:a micken
När du inte talar – stäng av mikrofonen. Även om du är i en dämpad ljudmiljö så adderas ändå ditt bakgrundsbrus till de andras mötesupplevelse. På ett negativt sätt.
Begär ordet
Fixa ett system för att undvika att ni pratar i mun på varandra. Mötesmoderator, handuppräckning via chatt – lös turordningen så att alla får komma till tals under ordnade former.
Sila snacket
Undvik i möjligaste mån allt privat prat om ämnen utanför arbetet och agendan. Andra kan vara stressade och vill komma till handlingsplan och beslut.
Slamra inte
Stäng av mobilen, fönster och dörrar likaså. Ha inte prylar på bordet som kan ge ljud ifrån sig. Var helst helt ensam när du distanssamtalar.
Tänk på akustiken
Försök konferera från ett rum som inte är jättestort. Det burkiga ljudet från ett odämpat rum är irriterande. Lägg en duk på ditt bord, häng en filt över en stol eller en dörr för att minska smälligt ljud.
Inte fast föda
Om det inte är uppgjort i förväg (så kallad fjärrmiddag eller lunch): ät inget som låter och tugga inte tuggummi eller liknande. Det låter rent av äckligt för de andra deltagare och det ser inte så trevligt ut.
Var alert
Ibland är det svårt att hålla koncentrationen uppe när någon mal på i vad som känns som en evighet, men att kolla mejlen, surfa på webben, eller ha någon annan digital distraktion igång är minst sagt ohyfsat.
Ingen inspelning
Om du vill föreviga mötet av någon anledning – fråga om lov först. Gärna via mejl inför mötet. Att spela in ett möte utan att någon vet om det är inte okej.
